fbpx

Hoe werkt de koppeling tussen Lightspeed Retail kassa en Exact Online

1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed POS Retail en Exact Online.

De koppeling zorgt dat bonnen in de Lightspeed POS Retail kassa automatisch worden doorgezet naar Exact Online. De bonnen worden per stuk doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking naar Exact Online, of per dag verzameld en als kasboeking in Exact Online geplaatst. Omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Voor het gebruik van de koppeling wordt een proefperiode van 30 dagen gehanteerd.

 

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Exact Online, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed POS Retail en in de FAQ voor Exact Online.

2.Hoe de koppeling werkt

Er zijn drie manieren om de bonnen uit de Lightspeed POS Retail kassa door te zetten naar Exact Online:
- Dagomzet: Bonnen van één werkdag in de kassa worden als één kasboeking in Exact Online geplaatst. Een omzetdag loopt van 00:00 - 23:59.
- Individueel: Voor iedere kassabon wordt een aparte bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Exact Online geplaatst.
- Hybride: Een combinatie van de eerste twee opties op basis van betaalmethoden.

Optie 1: Doorzetten van de dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar Exact Online. In de regels van de Exact Online kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie

Verschillende vormen dagomzet

 

Optie 2: Individueel doorzetten van bonnen
Deze optie gebruik je als je weinig bonnen hebt. De bonnen worden doorgezet als bestellingen, facturen of verkoopboekingen naar Exact Online. In de sectie Day-to-day: Naar Exact Online staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Optie 3: Hybride
Deze optie is een mengvorm van de opties Dagomzet en Individueel. Je kunt per betaalmethode selecteren of bonnen betaald met die betaalmethode in de dagomzet komen of dat er een aparte factuur voor gemaakt moet worden.

Default is het doorzetten van dagomzet. Individueel of hybride kun je bij ons aanvragen. In de sectie Day-to-day: Naar Exact Online staat beschreven welke velden worden doorgezet.

Controle vooraf dagafsluiting
Bij de start van het doorzetten van dagomzet worden alle bonnen van de voorgaande bon opgehaald. Per bon wordt gekeken of het betaalde bedrag overeenkomt met het te betalen bedrag in de bon. Indien deze bedragen niet overeenkomen wordt de dagomzet niet doorgezet naar Exact Online.

Controle vooraf individuele bonnen
Bij het doorzetten van individuele bonnen voert de koppeling een aantal controles op de Lightspeed POS Retail bon uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed POS Retail bon gelijk is aan de som van de bedragen in de regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Exact Online bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bon niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf hybride
Bij het gebruik van de hybride optie - dus zowel dagomzet als het doorzetten van individuele bonnen - controleert de koppeling de dagomzet en de individuele bonnen zoals hierboven beschreven. De koppeling controleert daarnaast dat de bonnen die individueel worden doorgezet een debiteur hebben en slechts 1 betaalmethode. Heeft de bon meer dan 1 betaalmethode of geen debiteurgegevens dan zal de bon niet worden doorgezet.

Doorzetten dagomzet
Bij de dagomzet worden in de vroege ochtend alle bonnen van de voorgaande dag verzameld. De totale omzet van de voorgaande dag wordt in één kasboeking doorgezet naar Exact Online. In de regels van de Exact Online kasboeking staan:
- Aan de debit-zijde per betaalmethode welke bedragen er volgens de bonnen zijn binnen gekomen
- Aan de credit-zijde de omzet getotaliseerd per BTW tarief of per productcategorie

Doorzetten bonnen
Het doorzetten van een Lightspeed POS Retail bon naar Exact Online gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de default debiteur in Exact Online aanwezig is. Zo nee dan geeft de koppeling een foutmelding.
  2. Bij het doorzetten naar Exact Online bestellingen of facturen wordt gecontroleerd of de producten uit de Lightspeed POS Retail bon al in Exact Online aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De Exact Online factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Doorzetten hybride
De dagomzet wordt eenmaal per dag doorgezet, de individuele bonnen ieder uur.

Controle achteraf
De bonnen die correct zijn doorgezet kun je terugvinden op dashboard bij tab Rapportage. Bij tab Fouten staan de bonnen die niet doorgezet zijn, inclusief een foutmelding. De gele knop Meer info toont meer informatie over de foutmelding. Met de blauwe knop Verwerk kan de bon nogmaals aangeboden worden. Met de rode knop Meld probleem kun je gemakkelijk een ticket bij ons aanmaken mocht je er zelf niet uitkomen.

Koppelen met andere boekhoudsoftware?

Meer uitleg en handleidingen over de koppeling van Lightspeed met andere boekhoud software vind je hier.

In paragraaf 3 'Lightspeed POS Retail koppelen met . . . ' vind je de mogelijkheden om te koppelen met de Lightspeed Retail Kassa.